2. březen 2019 Blog

7 zásad etikety konferenčního hovoru

Měli jste někdy kolegu, který vám během meetingů neustále skákal do řeči? Stalo se vám, že jste nestihli jít na oběd, protože jste se zdrželi na poradě kvůli čekání na kolegyni, která vždy chodí pozdě? Nejste sami.

Nezáleží na tom, zda jste na konferenci, setkání u klienta, konzultaci nebo uprostřed konferenčního hovoru - v každé situaci byste se měli řídit nepsanými pravidly slušného chování. Abyste se i vy nezařadili ke kolegům, kteří ostatním komplikují život, v následujícím článku vám nabízíme přehled zásad etikety, které byste měli mít na paměti během každého konferenčního hovoru.

1.    Nechoďte pozdě.

Není nic horšího, než to, pokud se kvůli vaší nedochvilnosti nebo zapomnětlivosti zdrží celý hovor a všem kolegům narušíte jejich plány. Dejte si proto do kalendáře připomínku, abyste na plánované setkání nezapomněli a přizpůsobte mu svůj program.

2.    Snažte se předejít technickým problémům.

Existuje mnoho technických problémů, které se objeví nečekaně v průběhu hovoru, a nedokážete jim zabránit. Jsou však i takové, kterým se můžete jednoduše vyhnout nebo je vyřešit ještě před začátkem hovoru. Připojte se k němu proto o pár minut dříve, abyste si mohli ověřit, zda vše funguje tak, jak má. Funguje internetové připojení? Je dostatečně rychlé? Máte správné telefonní číslo a PIN? Objevily se problémy se sdílenou obrazovkou?

3.    Nezapomínejte na elementární slušnost.

Na začátku hovoru pozdravte a představte se. Pokud jste setkání zorganizovali vy, můžete najednou představit všechny účastníky, díky čemuž ušetříte čas.
Víte, že se zpozdíte? Informujte o tom organizátora a snažte se k ostatním připojit, aniž byste je vyrušili.
Na konci hovoru se rozlučte, a pokud jste organizátorem, poděkujte přítomným za jejich účast - možná to zní triviálně, ale není to vždy samozřejmostí.

4.    Respektujte agendu a předem se připravte.

Nepleťte si konferenční hovor s neformálním setkáním. Seznamte se se všemi body programu, připravte se na diskusi a nastudujte si potřebné materiály. Pokud víte, že budete mít otázky, zapište si je a ptejte se v čase, který je k tomu vyhrazen. Pokud si myslíte, že jejich zodpovězení bude vyžadovat přípravu, například vyhledání informace v databázi nebo mailech, avizujte je ve vhodné chvíli v dostatečném časovém předstihu.

5.    Zvolte správný způsob komunikace.

  • Vyjadřujte se jasně a jednoznačně, srozumitelně artikulujte a mluvte dostatečně nahlas.
  • Nemluvte příliš dlouho ani rychle, protože se ostatní snadno ztratí ve spleti vašich slov. Používejte stručnější věty a mezi jednotlivými myšlenkami dělejte krátké přestávky, aby měli vaši kolegové čas zpracovat všechny informace, které právě slyšeli.
  • Naučte se, kdy je vhodné mluvit, a kdy je lepší zůstat ticho. Dejte prostor i jiným a reagujte až tehdy, když skončí. Ani vy byste přece nechtěli, aby vám někdo skákal do řeči.
  • Pokud na někoho mluvíte, oslovte jej jménem, aby věděl, že dotaz nebo informaci směřujete k němu. Zeptejte se například: „Martine, mohl byste nám ozřejmit, jaký metodologický postup zvolil váš tým při analýze dat?“

6.    Nevyrušujte.

Buďte soustředěný a aktivně poslouchejte, o čem se mluví, abyste se nemuseli ptát na to, co již bylo řečeno. Eliminujte rušivé zvuky z vašeho okolí na minimum a nedělejte nic, co by mohlo ostatní vyrušovat. Během hovoru rozhodně není správný čas na poslech hudby nebo konzumaci jídla a nápojů.

7.    Nepodceňujte "wraping up".

Po skončení schůzky shrňte obsah hovoru, vytvořte prostor na dodatečné otázky a definování následných pracovních postupů.

Pokud jste během čtení tohoto textu zjistili, že i vy občas nechtěně porušujete etiketu, nic se neděje. Příště už přece budete vědět, co byste mohli udělat jinak. Pokud jste si při čtení vzpomněli na své kolegy nebo známé, kteří by se těmito zásadami měli inspirovat, pošlete jim odkaz na tento článek :-)