Zpět na seznam
14. listopad 2018
Blog

7 tipů pro efektivní konferenční hovory

V globalizovaném světě podnikání jsou konferenční hovory s kolegy, klienty či obchodními partnery stále častější. Díky našim tipům se vyhnete nejčastějším chybám a pozvednete konferenční hovory na profesionálnější úroveň.

Tak jako všechny obchodní schůzky, některé konferenční hovory mohou být velmi produktivní a přínosné, jiné jsou jen ztrátou času. V tomto článku vám představíme několik tipů pro hladší a efektivnější průběh konferenčních hovorů.

1. Příprava je základ

Před konferenčním hovorem si vyčleňte alespoň pár minut na přípravu. Pokud již nyní víte, že během hovoru budete potřebovat konkrétní materiály, tabulky či poznámky, připravte si je předem a nebudete ztrácet čas jejich hledáním během hovoru.

2. Začněte včas

Na pracovní setkání byste neměli přijít pozdě, a stejně to platí i pro konferenční hovor. Pokud jste hovor zorganizovali vy, zapněte se jako první. Pokuste se začít včas - pamatujte, že účastníci mají v ten den na práci i jiné povinnosti, takže nečekejte příliš dlouho na opozdilce.

3. Vytvořte si plán a držte se ho

Vytvořte si stručný program hovoru se základními body, které chcete prodiskutovat nebo otázkami, které chcete vyřešit. Nezapomeňte program předem rozeslat ostatním účastníkům, aby si ho mohli prohlédnout a připravit se. Během konferenčního hovoru se snažte držet plánu a neodbíhejte od hlavních témat.

Manažeři považují až 35 % času stráveného na setkáních za ztrátu času. Proto byste měli udělat vše pro to, aby konferenční hovory byly co nejproduktivnější.

4. Telefonujte v tichém prostředí a používejte tlačítko „Mute“

Je velmi nepříjemné, pokud více než myšlenky ostatních účastníků slyšíte různé zvuky v pozadí. Pokud je to možné, telefonujte v tichém prostředí bez rušivých zvuků. Hlučná kancelář či kavárna nejsou ideálním místem na konferenční hovor, protože hluk vás bude obírat o pozornost a mohou vám ujít důležité informace. A určitě použijte tlačítko „Mute“, pokud si potřebujete kýchnout nebo když nemůžete potlačit kašel!

5. Zapojte všechny účastníky

Do správného konferenčního hovoru by se měli aktivně zapojit všichni účastníci. Každý z nich by měl cítit, že jeho názory a myšlenky jsou pro ostatní důležité. Poslouží k tomu jednoduchý trik – používejte otázky.

6. Dělejte si poznámky nebo si hovor nahrajte

Měli byste si psát poznámky, aby vám neušly žádné důležité informace. Zároveň vám to pomůže lépe se soustředit. Další možností je využít kvalitní software pro call centra, který umožňuje nahrávat hovory. V takovém případě byste se však měli účastníků předem zeptat, zda jim nevadí, pokud si z hovoru uložíte audio nahrávku.

7. Nezapomeňte na follow-up

Konferenční hovor by se neměl uzavřít stisknutím tlačítka „Ukončit“. Sepište alespoň stručné shrnutí hlavních rozhodnutí, kroků nebo otázek, které jste rozebírali na setkání, a shrnutí pošlete všem účastníkům. Do emailu můžete zahrnout i poděkování za jejich čas a podněty.

*Bonusový tip

Věnujte plnou pozornost hovoru

Takže žádný multitasking - neodpovídejte během setkání na emaily, nesnídejte atd. Možná to zní banálně, ale divili byste se...


Související články


Leadership: Rozhodující 1-on-1 meetingy pro váš tým

Proč jsou 1-on-1 meetingy rozhodující pro úspěch vašeho byznysu? Protože jsou skvělou příležitostí k získání zpětné vazby, koučování, budování podpory ze strany manažerů či diskutování o všem, co je pro vás a vaše zaměstnance důležité. Jsou také šancí k upevnění vztahů mezi manažery a zaměstnanci.

Přečíst více
16. březen 2017

7 kroků k efektivním týmovým meetingům

Proč jsou meetingy důležité? Protože se na jednom místě setká více lidí, kteří mohou diskutovat o nápadech, problémech, řešeních atd. Různé pohledy každého jednotlivce na konkrétní věc mohou pomoci dospět k úspěšnějšímu závěru či řešení.

Přečíst více

4 kroky pro úspěšné 1-on-1 meetingy s vaším manažerem

Pravidelné 1-on-1 meetingy jsou výbornou metodou pro otevřené rozhovory mezi manažery a zaměstnanci. Otevírají prostor pro upřímnou komunikaci, která pomáhá budovat důvěru mezi manažerem a jeho týmem. 1-on-1 meetingy představují pro zaměstnance čas, kdy mohou vyjádřit své pocity, nápady, úspěchy, frustrace a v neposlední řadě i své kariérní plány.

Přečíst více

Odběr novinek