Zpět na seznam
16. březen 2017
Blog

7 kroků k efektivním týmovým meetingům

Efektivní meetingy jsou skvělou příležitostí pro rychlé, úspěšně a kvalitní vyřešení zadané úlohy.

Proč jsou meetingy důležité? Protože se na jednom místě setká více lidí, kteří mohou diskutovat o nápadech, problémech, řešeních atd. Různé pohledy každého jednotlivce na konkrétní věc mohou pomoci dospět k úspěšnějšímu závěru či řešení.

Při každém meetingu je důležité, aby byl efektivní - rychlé, úspěšné a kvalitní vyřešení zadané úlohy. Některé meetingy bohužel takové nejsou. Lidé zapomínají, jaká je podstata meetingů a jak je třeba se na ně připravit.

Jaké kroky byste tedy měli dodržovat, aby byly vaše meetingy efektivní?

1) Plánujte, plánujte, plánujte

První věc, kterou musíte udělat, aby byl váš meeting efektivní, rychlý a úspěšný je - podrobný plán meetingu. Najděte si dostatek času, udělejte si kávu a v přehledných bodech si sepište:

  • O čem bude meeting
  • Co chcete vyřešit
  • Kdo bude na meetingu

Plánování a příprava jsou tou správnou cestou k efektivnosti. Sestavte si před meetingem checklist se všemi tématy, které chcete probrat včetně přibližného časového plánu na každé téma.

2) Vždy informujte své kolegy předem

Každý chce, aby se jeho meeting ubíral správný směrem a dobrým tempem. Neinformovaní kolegové však mají často nesmyslné otázky, kterými zdržují plynulý chod. Z toho důvodu pošlete kolegům emaily či pozvánky do kalendáře, a to minimálně dva dny předem. Všichni zúčastnění by měli o meetingu předem vědět, aby se mohli připravit. Odpovědi na tyto základní otázky by měla obsahovat každá pozvánka:

  • Jaké je téma setkání?
  • Jaké jsou nezbytné informace, které potřebují kolegové vědět?
  • Co je cílem setkání, případně na čem se potřebujete dohodnout?
  • Kdo bude za co zodpovědný a kdo si má co připravit?

Tento jeden krok navíc zajistí, že váš meeting bude produktivní a zaměřen na klíčové body. Navíc i vaši kolegové se budou cítit šťastnější a spokojenější, když budou přesně vědět, do čeho jdou a co se od nich očekává.

3) Čas meetingu rozhoduje

Nebuďte z těch, jejichž časy meetingů jsou vražedné. Pondělí ráno v 8:00? V pátek večer v 17:00? Ne, toto většinou není ta správná cesta.

Vždyť to sami znáte, v pondělí ráno jsou ještě všichni nepřipraveni a rozespalí, a v pátek odpoledne už přemýšlejí o víkendu. V obou případech mají všichni nulovou koncentraci a nulovou kreativitu.

Ideálně zkuste vaše meetingy plánovat do první poloviny týdne - pondělí, úterý, středa od 9:00. Lidé si stihnou dát ranní kávu, přečíst si ještě jednou osnovu setkání, případně své vstupy, které si měli připravit. A co čtvrtek? Ve čtvrtek jsou již lidé zaběhnutí ve svých rolích od pondělí, a navíc, neměli by dostatek času na dokončení nové úlohy, kterou byste jim ve čtvrtek zadali.

Meetingy začátkem týdne - to je klíč k nespoutané produktivitě.

4) Krátké meetingy jsou cestou

V ideálním případě by meetingy neměly trvat déle než 30 minut. Vše se však samozřejmě odvíjí od konkrétního problému.

Proto se co nejvíce pokuste držet časového plánu, který jste si udělali v prvním kroku. Pokud vidíte, že nějaké téma vyžaduje více pozornosti, s tím už během meetingu nic neuděláte. Můžete jej však alespoň korigovat správným směrem.

Rovněž během meetingu buďte pánem nepředvídaných situaci. Pokud vidíte, že se diskuse zvrhává špatným směrem, zasáhněte včas a nasměrujte kolegy opět k řešenému problému.

A proč vlastně krátké meetingy? Protože většina lidí neudrží pozornost déle než 20 minut. Představte si pak, jaké (ne) výsledky by přinášely 2hodinové meetingy.

5) Buďte za každých okolností naladěni pozitivně

I přesto, že máte pochybnosti nebo cítíte nejistotu, nenechte se rozhodit. Tón komunikace, který nastavíte na začátku, se bude nést během celého meetingu. Proto buďte vždy pozitivní! Soustřeďte se na řešení, nikoliv na problémy. Nenechte se ničím rozhodit a nezpanikařte - to by mohlo vést k negativním, náhlým a neefektivním závěrům.

Váš meeting vždy začínejte i zakončete v pozitivním duchu :)

6) Diskutujte správným způsobem

Efektivní meetingy jsou důležitou součástí každé firmy, ať už jde o klientské projekty, interní projekty či pravidelné meetingy zaměstnanců. Lidem dáváte prostor k vyjádření svého názoru, prostor na argumentaci, který je i pro vás přínosný. Vždy se však ujistěte, že se každý dostane ke slovu, že každý řekne svou představu. Nedovolte však, aby se lidé překřikovali či skákali si do řeči.

Ten, kdo meeting zorganizoval, ten ho vede a ten je zodpovědný za jeho plynulý chod - a to jste vy. Vy se staráte o to, že se nezapomene na žádné téma, že všechny relevantní nápady budou zapsány a že nebudete plýtvat časem ani jediného zaměstnance.

7) Funkční vybavení zasedací místnosti je důležité

Vždy se předem ujistěte, že velká či jiná místnost vám bude kapacitně vyhovovat a bude splňovat všechny vaše potřeby a požadavky - například projektor na promítání videí či na prezentace, papíry a tužky na rychlé zapisování inspirace, tabule na road-maps a podobně.

Vše, co pomůže rozvíjet myšlenky a nápady vašich kolegů mějte během meetingu k dispozici.


Time management, nepřipravenost či submisivnost jsou důvody, proč je tak mnoho meetingů neúčinných a častokrát i nudných. Navíc vaši kolegové po skončení meetingu nemusí vědět, co mají dělat. Proto nezapomeňte bezprostředně po meetingu sepsat zápis, který kolegům rozešlete. Shrňte v něm průběh meetingu a sepište rozdělení úkolů, které jste kolegům zadali.

Věříme, že náš článek pomůže komukoli, kdo chce být připraven na efektivní týmové meetingy :)


Související články


Leadership: Rozhodující 1-on-1 meetingy pro váš tým

Proč jsou 1-on-1 meetingy rozhodující pro úspěch vašeho byznysu? Protože jsou skvělou příležitostí k získání zpětné vazby, koučování, budování podpory ze strany manažerů či diskutování o všem, co je pro vás a vaše zaměstnance důležité. Jsou také šancí k upevnění vztahů mezi manažery a zaměstnanci.

Přečíst více

4 kroky pro úspěšné 1-on-1 meetingy s vaším manažerem

Pravidelné 1-on-1 meetingy jsou výbornou metodou pro otevřené rozhovory mezi manažery a zaměstnanci. Otevírají prostor pro upřímnou komunikaci, která pomáhá budovat důvěru mezi manažerem a jeho týmem. 1-on-1 meetingy představují pro zaměstnance čas, kdy mohou vyjádřit své pocity, nápady, úspěchy, frustrace a v neposlední řadě i své kariérní plány.

Přečíst více
14. listopad 2018

7 tipů pro efektivní konferenční hovory

V globalizovaném světě podnikání jsou konferenční hovory s kolegy, klienty či obchodními partnery stále častější. Díky našim tipům se vyhnete nejčastějším chybám a pozvednete konferenční hovory na profesionálnější úroveň.

Přečíst více

Odběr novinek